Dicas para uso eficiente e inteligente do email

O e-mail é o meu maior vilão da produtividade pessoal, gasto uma grande parte do meu tempo lendo, escrevendo e respondendo emails. Aproveitei a leitura de dois posts sobre o assunto, para resumir as dicas que mais gosto.

Do Christian Barbosa, em “As 3 leis do E-mail:

• Crie regras para emails que são informativos, mas não requerem ação. Deixe os que requerem ação na caixa de entrada.
• Caixa de entrada é lista de prioridades.
• Tudo que vai, pode voltar. Quanto mais emails você envia, mais recebe. Não copie todo mundo na sua mensagem. Mande apenas o necessário, e apenas para quem precisa mesmo receber.

Do Productivity 501:

• Escreva pensando em quem vai receber. A pessoa tem o conhecimento necessário? O que é preciso explicar e o que já é óbvio?
• Inclua as informações necessárias. Você pode mandar um email curto, mas com alguns lembretes no final do email, que ajuda a pessoa a te responder melhor. A pior coisa é a pessoa responder perguntando mais, sem ter entendido. Nesse vai e vem, você não produz.
• Antecipe as perguntas. Pense, antes de mandar, nas opções e dúvidas que quem ler seu email vai ter. Se você puder já indicar ações e caminhos que respondam a essas dúvidas, você economizou uma ida e uma volta.
• Seja breve. Escreva pouco. Emails longos raramente funcionam.